Quelques conseils pour une organisation et une gestion du temps optimales


Vingt-quatre heures ne vous suffisent plus pour tout faire ? Il existe des astuces à appliquer au quotidien pour améliorer votre productivité personnelle.

Utilisez des listes

Même s’il est bon d’exercer votre mémoire, elle n’est pas infaillible. Aidez-la avec des listes organisées suivant l’échéance des tâches/activités : long terme, semaine ou mois, et jours. Forcez-vous à faire un point tous les soirs pour évaluer votre avancée, mais aussi pour vous donner du courage quand vous réalisez que vous avez accompli tout votre programme de la journée !

Exploitez les nouvelles technologies

L’ordinateur portable devient un incontournable pour travailler à distance ou en situation de mobilité : dans les transports, en voyage, à la maison. Vous n’avez plus de moments perdus, puisque vous pouvez immédiatement rédiger un rapport de visite, préparer un devis, avancer sur un dossier, etc. Avec la généralisation du mode SaaS, gageons que de nombreuses applications métiers sont accessibles en ligne, pour vous permettre de travailler sereinement, où que vous soyez !

Une application d’agenda gratuit sur votre téléphone vous permet de voir votre planning et de le mettre à jour en temps réel (par exemple avec un nouveau rendez-vous) et de recevoir un rappel automatique.

Sur votre email, intégrez des formules de politesse et une signature automatique ou définissez des emails de réponse standards en fonction des sujets.

Découpez vos journées en plages de travail

Notez à quelle heure vous êtes le plus productif et programmez les tâches importantes ou nécessitant de la concentration à ces heures. Imposez-vous une durée maximale, c’est la clé pour ne pas « déborder » sur tout le reste du programme.

Jusqu’à ce que vous ayez fini, déconnectez-vous de la messagerie et basculez votre téléphone sur répondeur pour ne pas être dérangé toutes les 10 minutes. Vous vous ménagerez un moment plus tard pour passer des appels, lire les emails et répondre à ceux qui ne nécessitent pas de recherche d’informations, etc.

Consacrez les moments où vous êtes moins concentré pour lire des newsletters, vérifier votre messagerie perso, faire de l’archivage. Ne faites qu’une chose à la fois, c’est le meilleur moyen de ne rien terminer !

Quelques conseils supplémentaires

Déléguez ! Vouloir tout faire par vous-mêmes vous fait perdre encore plus de temps. Repérez les tâches moins importantes et confiez-les à vos collaborateurs. Acceptez de ne pas avoir une qualité que vous vouliez au départ, mais coachez et contrôlez, ça viendra avec le temps !

Travaillez dans un environnement ordonné qui vous évitera les distractions. Archivez les dossiers devenus inutiles, classez les feuilles volantes dans des dossiers, organisez votre messagerie électronique dans des répertoires « urgent », « à suivre/en cours », newsletters, etc., vous gagnerez un temps précieux pour les retrouver.

Quand vous avez atteint un objectif, ou quand votre cerveau sature, n’hésitez pas à prendre une pause, même simplement pour faire quelques pas, vous étirer ou respirer un bol d’air à la fenêtre, vous reprendre plus efficacement.

Pour finir la soirée, préparez ce que vous allez faire le lendemain, vous éviterez ainsi de perdre du temps et pourrez vous y atteler directement. En plus, en notant déjà tout, vous libérez votre esprit pour la nuit, et vous réveillerez en pleine forme, prêt à attaquer une nouvelle journée !